A pályázatokat 2018. március 1-ig, a KU Leuven Internal Fund online felületén lehet benyújtani. A pályázat tartalmi és formai követelményei a felhívásban, valamint a CELSA program szabályzatában érhetők el.
A pályázat befogadásához támasztott követelményekről, valamint az elnyert támogatással kapcsolatos, BME-en történő megvalósításához a szabályozási hátteret a ”CELSA program szabályzata” biztosítja (3/2018. (01.26.) számú rektori-kancellári közös utasítás).
A szabályzat mellékletében olvasható a CELSA FUND-dal kötött szerződés (Charter), a pályázók által kitöltendő költségvetési terv és pénzügyi beszámoló mintadokumentum, illetve a nyilatkozat sablon (a szabályzat 2. sz. melléklete), amelyet a pályázóknak kitöltve be kell adniuk.
A pályázattal kapcsolatos egyetemi feladatok ütemezése során az alábbi időpontokat kell irányadóként figyelembe venni:
| Feladatok | Határidők |
| Felhívás publikálása | A tárgyévet megelőző év november 30. |
| A pályázat befogadásáról a BME követelmények publikálása | Tárgyév február 1. |
|
Előzetes projektjavaslat benyújtása a CELSA koordinátorhoz |
Tárgyév február 15. |
|
Projektjavaslat benyújtási határideje (a CELSA felületén) |
Tárgyév március 1. |
| Projekt javaslat értékelése | Tárgyév március-június |
| Döntés (CELSA Board) | Tárgyév június |
| Eredmények kommunikálás | Tárgyév július-augusztus |
| Projekt kezdete | Tárgyév október 1. |
| dőszaki szakmai és pénzügyi beszámoló (BME felé) | A projekt kezdetétől évente |
| Záró szakmai és pénzügyi beszámoló (BME és CELSA felé) | 3 év után |